Činjenica smrti prijavljuje se usmeno ili pismeno matičaru matičnog područja kojemu pripada mjesto na kojem je smrt nastupila ili na kojem je je umrli nađen i to u roku od tri dana od dana smrti.
Činjenica smrti u prometnom sredstvu u kretanju kao i smrt koja je nastupila na mjestu prometne ili druge nesreće za koje se ne može odrediti matično područje, prijavljuje se matičaru matičnog područja kojem pripada mjesto na kojem se umrli sahranjuje.

Činjenicu smrti dužni su prijaviti članovi obitelji s kojima je umrli živio. Ako nema članova obitelji ili oni to ne mogu učiniti, činjenicu smrti dužne su prijaviti druge osobe s kojima je umrli živio ili drugi članovi obitelji koji su saznali za smrt, odnosno osobe u stanu kojih je umrli živio. Ako nema niti tih osoba, činjenicu smrti dužna je prijaviti osoba koja je prva saznala za smrt.
Činjenicu smrti za osobu koja je umrla u zdravstvenoj ustanovi, na službi u oružanim snagama RH, kazneno-popravnoj ustanovi, hotelu, internatu ili drugoj ustanovi dužna je prijaviti nadležna ustanova, odnosno tijelo.

Prigodom prijavljivanja činjenice smrti mora se podnijeti potvrda o smrti koju izdaje liječnik ili druga osoba ovlaštena za utvrđivanje smrti, odnosno zdravstvena ustanova, ako je osoba umrla u zdravstvenoj ustanovi.

Proglašenje nestale osobe umrlom i smrt dokazana u sudskom postupku upisuje se u maticu umrlih na temelju pravomoćnoga sudskog rješenja prema posljednjem prebivalištu nestale osobe, a ako nije imala prebivalište, prema mjestu posljednjega boravišta. Ako nestali nije imao niti boravište, upis će se izvršiti prema mjestu upisa u maticu rođenih. Ako je mjesto rođenja bilo u inozemstvu činjenica smrti prijavljuje se matičaru matičnog područja na kojem je sjedište suda koji je donio rješenje.

Matičar kojemu je prijavljena činjenica smrti sastaviti će smrtovnicu, s potrebnim podacima o umrlom, njegovoj imovini i nasljednicima te dostaviti nadležnom sudu radi pokretanja ostavinskog postupka ili je može predati osobi na čiji ju je zahtjev sastavio.

Ako je osoba umrla izvan mjesta prebivališta, matičar dostavlja ostavinskom sudu samo izvadak iz matice umrlih i podatke kojima raspolaže, a koji mogu poslužiti za sastavljanje smrtovnice.